Zeitmanagement: Stapel vermeiden, Prioritäten setzen

„Was du heute kannst besorgen …“ Die bekannte Volksweisheit von den Dingen, die man lieber gleich erledigen soll, behält auch unter dem Stichwort Zeitmanagement ihre Gültigkeit. So kann es zum Beispiel ausreichen, sich vorzunehmen, kleine und überschaubare Aufgaben umgehend zu erledigen.

Zeitmanagement ist das „A und O“ professionellen Arbeitens. Manchen Menschen fällt dies leichter, anderen schwerer; manche fühlen sich durch Strukturen entlastet, andere eher gegängelt. Wichtig ist deshalb, sich nach und nach ein individuelles Zeitmanagement anzueignen, welches zu einer persönlichen Entlastung führt. Das kann von Person zu Person ganz verschieden ausfallen. In jedem Fall ist es hilfreich, mit wenigen Zeitmanagement-Bausteinen zu beginnen, die sich leicht in den Alltag integrieren lassen.

10 Anregungen, um sich zu entlasten

1. To-do-Liste: Legen Sie eine Liste mit den zu erledigenden Arbeiten für den Tag an. Teilen Sie diese Arbeiten dann in Prioritäten ein. Die Einteilung der Prioritäten sollte nach folgendem Prinzip erfolgen: Was ist dringend? Was ist wichtig?

2. Ein großes Ziel pro Tag: Tragen Sie mindestens ein großes Tagesziel ein, das Sie auf jeden Fall bearbeiten möchten, und kalkulieren Sie die Zeit, die Sie dafür brauchen. So gewinnen Sie einen Überblick über den Tag bzw. die zur Verfügung stehende Zeit.

3. Belohnungen einplanen und einlösen. Wenn Sie Ihre Liste für den Tag anlegen, dann denken Sie auch daran, eine Belohnung mit einzutragen. Das kann ein Einkaufsbummel sein, eine Runde Joggen, eine Tasse Kaffee. Belohnungen helfen Ihnen, motiviert zu bleiben und ökonomisch zu arbeiten. Legen Sie Ihre Belohnungen am besten in eine Zeit, in der es Ihnen schwer fällt, konzentriert zu arbeiten; zum Beispiel am späten Nachmittag.

4. Deutlich streichen, notieren, benoten: Streichen Sie die erledigten Tätigkeiten kräftig aus Ihrer Liste heraus. Notieren Sie am Ende jedes Arbeitstages einen Erfolg.

5. Kurzes gleich erledigen: Erledigen Sie Arbeiten, die Sie schnell erledigen können (ca. 3-5 Minuten) umgehend.

6. Stapel vermeiden: Vermeiden Sie Stapelbildung. Das heißt: Verzichten Sie darauf, Informationen oder Papiere „kurz“ zu parken, weil Sie sie sich später nochmals ansehen wollen. Ordnen Sie Papiere besser sofort ein. Wenn Sie laut Ihrer To-do-Liste eine Unterlage benötigen, dann holen Sie diese aus dem entsprechenden Ordner heraus.

7. Nutzen Sie keine losen Notizblätter: Legen Sie sich ein Heft oder ein Buch an, in das Sie notieren, was Ihnen einfällt. Dann haben Sie alles an einem Ort und können immer mal wieder durchblättern und nachlesen bzw. Aufgaben in Ihre To-do-Liste übernehmen.

8. Ablagekörbe nutzen: Wenn Sie mögen, legen Sie sich wie in einem Büro Ablagekörbe zu. Sortieren Sie Unterlagen zum Beispiel nach „Eingehendes“, „Ausgehendes“ und „laufende Vorgänge“.

9. Platz schaffen: Sie benötigen als Referendarin/Referendar ausreichend Platz für Ihre Arbeit. Überlegen Sie, ob Sie einen Beistelltisch für Ihren Schreibtisch benötigen, z.B. für ein System aus Ablagekörben.

10. Arbeit mit Kollegen teilen: Versuchen Sie, möglichst viele Unterrichts- und Schulaktivitäten im Team oder in Absprache mit Kollegen zu organisieren. Wenn Sie gemeinsam Standards erarbeiten, sind Sie sicher, wie z.B. ein Arbeitsblatt aussehen sollte und können sich an den Vorlagen orientieren.

Wochen- und Tagespläne: Planen Sie Puffer ein

Wochen- und Tagespläne unterscheiden sich nicht nur hinsichtlich ihrer Detailfülle. Während die Woche eher überblicksartig strukturiert werden sollte, sieht der Tagesplan konkret festgelegte Abläufe vor. Vielleicht erstellen Sie ja bereits solche Listen. Tun Sie dies auch in Stresszeiten? Viele Situationen erscheinen uns ja gerade deshalb als stressig, weil einem alles über den Kopf zu wachsen droht. Man hat Angst, den Überblick zu verlieren und nicht mehr zu wissen, was man zuerst und zuletzt in Angriff nehmen soll. In solchen Phasen lässt man gerne das Listenführen ausfallen. Aber gerade jetzt benötigen Sie eine genaue Strukturierung und Planung.

Je genauer Sie Ihren Wochenüberblick gestalten und je detaillierter Sie Ihren Arbeitstag planen, umso weniger anstrengend werden Sie ihn wahrscheinlich erleben. Sie konzentrieren sich dann immer auf einen Aspekt. Alles andere können Sie ausblenden, weil Sie wissen, dass alles nach und nach erledigt wird. Bedenken Sie dabei, dass auch Ihr Tag nur 24 Stunden hat. Die Erfahrung lehrt, dass man leicht dazu neigt, sein Tagespensum zu hoch anzusetzen. Daher der Tipp: Notieren Sie auf Ihrem Plan lediglich 60-70% dessen, was Sie sich eigentlich vorgenommen haben. Das hat zwei Vorteile: Erstens entgeht man so der Gefahr der eigenen Selbstüberschätzung. Zweitens hat man so einen Puffer für unvorhergesehene Ereignisse.

So beherrschen Sie das Chaos: 4 Tipps

Sie stehen vor einem Berg von Arbeit und wissen nicht mehr, wo Sie anfangen sollen? Sie erledigen alles auf den letzten Drücker und geraten immer wieder in Zeitnot? Folgende Tipps helfen Ihnen, Ihre Zeit besser zu verwalten.

Zeit-Tagebuch führen:

Der erste Schritt, sich über ungünstige Gewohnheiten klar zu werden, ist ein Zeit-Tagebuch zu führen. Das heißt, Sie schreiben ein paar Tage lang alles auf, womit Sie sich den Arbeitstag über beschäftigen. Notieren Sie dabei alle Unterbrechungen. Achten Sie auf Fallen, in die Sie treten, wenn die Konzentration nachlässt und Sie zu etwas Anderem, weniger Wichtigem greifen wollen. Wenn Sie Ihre „Zeitfresser" erkannt haben, wissen Sie, wo Sie ansetzen müssen, um Ihre Gewohnheiten zu ändern. Aber denken Sie daran: Sie können nicht alles, was sich über Jahre eingeschliffen hat, von heute auf morgen verändern. Haben Sie Geduld mit sich. Entscheiden Sie sich für ein oder zwei Punkte, mit denen Sie Ihr Zeitmanagement verändern möchten.

Listen anlegen:

Nehmen Sie sich auch nach einem langen und anstrengenden Schultag die Zeit, eine Liste mit den Dingen, die Sie am nächsten Tag erledigen wollen oder müssen, anzulegen. Wenn diese Liste fertig ist, sortieren Sie die einzelnen Punkte nach Prioritäten.

Systematisch geführter Arbeitsplatz:

Ein weit verbreitetes Phänomen ist ein überquellender Arbeitsplatz. Hier eine unkorrigierte Klassenarbeit, dort eine angefangene Stundenplanung. Oft neigt man dazu, alle Papiere, die dort herumliegen, kurz in die Hand zu nehmen; sie dann wieder hin zu legen, um sich einem anderen Zettel zuzuwenden. Sie haben sicher schon gemerkt: Das ist nicht effektiv. Gehen Sie lieber so vor: Statt alles, was Sie bearbeiten müssen, auf dem Schreibtisch herumliegen zu lassen, sollten Sie diese Arbeiten in Ihrer Liste eintragen. Damit wird die Liste Ihr persönlicher „Handlungsauslöser“.

Gedankenchaos im Kopf? Gedanken aufschreiben:

Wenn in Ihrem Kopf auch in der Freizeit oder abends Gedankenchaos herrscht, dann greifen Sie zu dem guten alten Notizblock, den Sie mit sich führen und auch neben das Bett legen. Notieren Sie dort, was Ihnen im Kopf herum geht und was Sie nicht vergessen dürfen. Damit entlasten Sie Ihr Gehirn. Am nächsten Tag tragen Sie diese Notizen auf Ihrer täglichen To do-Liste ein, geben ihnen eine Prioritätennummer und nichts geht verloren.

Langfristig planen, Freiräume erkennen

Es ist wichtig, stets den nächsten Tag zu planen. Doch wer sich Gedanken über den Verlauf eines gesamten Schuljahres macht, weiß noch besser, was auf ihn zukommt. Dann engen Sachzwänge und Termindruck weniger ein, Sie fühlen sich nicht fremdbestimmt und erkennen Freiräume auch außerhalb der Ferienzeiten.

Wenn Sie die Wochen- oder Monatsplanung angehen möchten, bedenken Sie folgende Prozentzahlen:

• 60% der Zeit für geplante Aktivitäten, Termine usw.
• 20% der Zeit für unerwartete Aktivitäten, Störungen, Zeitdiebe usw.
• 20% der Zeit für spontane und soziale Aktivitäten einzuräumen.

Die Pufferzonen helfen Ihnen, nicht in Panik zu geraten, wenn etwas mal nicht planmäßig verläuft.

Besprechungen gut strukturieren

Ihre Arbeit besteht hauptsächlich aus Unterrichten und Vorbereitung. Planen Sie aber auch Zeit für Elternabende, Elterngespräche sowie Besprechungen im Kollegium und im Seminar ein. Damit diese Gespräche effektiv sind, sollten Sie sie gut vorbereiten: Schreiben Sie vor der Besprechung ein Protokoll über die Punkte, die angesprochen werden sollen und geben Sie dies als Rundmail oder Rundschreiben heraus. So können sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer entsprechend vorbereiten und Lösungsvorschläge mitbringen. Geben Sie vor der Besprechung einen Zeitrahmen an.

Zuletzt ein Wort zu Ihrer Freizeit: Die Belastungsverarbeitung gehört zur Schlüsselkompetenz jeder Lehrkraft. Das Haushalten mit den eigenen Kräften ist ein nicht zu unterschätzender Teil Ihrer beruflichen Überlebensstrategie. Deshalb sollten Sie auf sich achten. Nutzen Sie Ihre Freizeit für Sport, ausgleichende Hobbies und das Erlernen von Entspannungsmethoden.

Kompakt:
Ein voller Schreibtisch zu Hause, überquellende Fächer im Lehrerzimmer, ein enger Terminplan – Methoden des Zeitmanagements helfen, die Ruhe zu bewahren. Dabei ist weniger mehr. Häufig können bereits ein oder zwei Bausteine zu Übersicht und Gelassenheit führen. Es lohnt sich auszuprobieren, welche Methoden dem eigenen Typ entsprechen und diese eine Zeitlang konsequent zu üben.